نوع العمل:
عمل كلي
الخبرة:
0-1 سنة
الراتب:
غير محدد
المكان:
مصر
وصف الوظيفة:
استقبال الزوار:
سيكون المتقدم مسؤولًا عن الترحيب بالضيوف فور وصولهم إلى المكتب وتوجيههم إلى الشخص أو المكتب المعني.
إدارة المكالمات الهاتفية:
ستتطلب الوظيفة القدرة على الرد على المكالمات الهاتفية، فرزها وتحويلها إلى القسم المعني وفقًا لاحتياجات الزوار أو المتصلين.
صيانة منطقة الاستقبال:
الحفاظ على تنظيم منطقة الاستقبال بشكل دائم وجعلها تظهر بمظهر مرتب، مع توفير جميع اللوازم المكتبية الأساسية مثل الأقلام، الاستمارات، الكتيبات، وغيرها من المواد.
تقديم المعلومات الأساسية:
سيكون المتقدم مسؤولًا عن توفير معلومات دقيقة سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو بشكل شخصي للزوار والعملاء.
إدارة البريد والمراسلات:
استلام وفرز البريد اليومي أو أي تسليمات أخرى، ثم توزيعها على الأقسام المعنية.
ضمان أمان المكتب:
متابعة الإجراءات الأمنية من خلال التحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال، بما في ذلك مراقبة سجل الزوار وإصدار بطاقات الزوار.
إدارة المخزون:
مسؤولية طلب اللوازم المكتبية الخاصة بمكتب الاستقبال والحفاظ على الجرد المنتظم للبضائع المتاحة.
تنظيم الاجتماعات والسفر:
تحديث تقاويم العمل، ترتيب الاجتماعات، وتنظيم السفر والإقامة، بالإضافة إلى تحضير القسائم المطلوبة.
إدارة النفقات:
متابعة وحفظ سجلات دقيقة للمصاريف المكتبية والتكاليف.
أداء المهام المكتبية:
القيام بمهام السكرتارية الأخرى مثل الأرشفة، النسخ، الفاكسات، وأية مهام إدارية أخرى قد تتطلبها الوظيفة.
» اقرأ المزيد: وظيفة محاسب قانوني في ـ Shaheen
متطلبات الوظيفة:
الخبرة العملية:
يفضل وجود خبرة سابقة كموظف استقبال، ممثل للمكتب الأمامي أو في دور مشابه.
إجادة استخدام البرمجيات المكتبية:
يجب أن يكون المتقدم متمكنًا من استخدام مجموعة برامج Microsoft Office.
خبرة عملية مع المعدات المكتبية:
من الضروري أن يكون المتقدم لديه خبرة في استخدام المعدات المكتبية مثل آلات الفاكس والطابعات.
المظهر والسلوك المهني:
يجب أن يتحلى المتقدم بمظهر وسلوك مهني يعكس صورة إيجابية للمكتب.
مهارات التواصل:
يجب أن يمتلك المتقدم مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي، لضمان تقديم خدمة فعالة للزوار.
القدرة على التعامل مع المشكلات:
يجب أن يكون المتقدم قادرًا على التفاعل بسرعة وكفاءة مع القضايا غير المتوقعة وتقديم حلول فعالة.
مهارات تنظيمية:
يجب أن يكون المتقدم شخصًا منظمًا وقادرًا على إدارة مهام متعددة بفعالية.
مهارات إدارة الوقت:
القدرة على تحديد أولويات المهام وإنجازها في الوقت المحدد.
الاهتمام بخدمة العملاء:
يجب أن يكون لدى المتقدم أسلوب مهذب وودود مع الزوار والعملاء.
المؤهل الدراسي:
شهادة الثانوية العامة على الأقل، ويفضل وجود شهادة إضافية في إدارة المكاتب.
إذا كنت تجد في نفسك المهارات المطلوبة، يمكنك التقديم لهذه الوظيفة من خلال الرابط التالي:
» قد يهمك ايضا: فرصة للسفر والتعلم مجانا مقدمة حكومة استراليا لعام 2025
» قد يهمك ايضا: وظيفة محاسب قانوني في ـ Shaheen